Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk?

Sten AI (handelsnaam van Boldbase VOF) is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via deze website en via de AI-telefonist worden verwerkt. Wij staan ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 67394272. Vragen over privacy kun je stellen via hallo@stenai.nl.

Welke gegevens verwerken we?

Van jou als klant

• Naam, telefoonnummer, e-mailadres en bedrijfsgegevens
• Je vak, werkgebied, tarieven en beschikbare dagdelen (nodig om de AI in te richten)
• Je agenda-afspraken, voor zover nodig om vrije momenten te vinden en afspraken te plaatsen
• Facturatie- en betaalgegevens

Van mensen die jou bellen

• Telefoonnummer en naam
• Adres van de klus
• De omschrijving van het probleem en de urgentie
• Een opname en/of transcriptie van het gesprek
• De gemaakte afspraak

Van iedereen die een formulier invult

• Naam, telefoonnummer en e-mailadres
• Bedrijfsnaam, plaats en website, om te zien met wat voor bedrijf we te maken hebben
• Je vak en wanneer je gebeld wilt worden, of je vraag als je die stelt
• Of je wel of niet toestemming gaf voor contact na deze aanvraag, met de tekst waar je op dat moment ja op zei en het tijdstip

Van iedereen die met de chat praat

• Wat je in het chatvenster typt, en het antwoord van de assistent
• Plan je een belafspraak, dan ook je naam, telefoonnummer en het gekozen moment
• Een gespreks-id, zodat de assistent binnen hetzelfde gesprek weet waar het over ging

De chat wordt gevoerd door dezelfde digitale assistent die je aan de telefoon krijgt. Dat staat ook boven het venster: je praat niet met een medewerker. Wil je liever een mens spreken, vraag daar dan om — dan noteren we een terugbelverzoek.

Waarom verwerken we deze gegevens?

Om de dienst te leveren die je bij ons afneemt: gesprekken aannemen, een intake doen, afspraken inplannen en jou daarover informeren. De grondslag daarvoor is de uitvoering van de overeenkomst met jou. Voor de gegevens van bellers is de grondslag ons gerechtvaardigd belang en dat van jou: iemand die jouw bedrijf belt voor een klus, verwacht dat zijn melding wordt opgeschreven en opgevolgd.

Vul je een formulier in, dan gebruiken we je gegevens om daarop te reageren. Dat hoort bij het voorbereiden van een overeenkomst en daar hebben we geen aparte toestemming voor nodig — je vroeg er immers zelf om.

Contact ná je aanvraag

Willen we je later nog iets sturen dat niets met je oorspronkelijke vraag te maken heeft, dan mag dat alleen als je daar apart ja op hebt gezegd. Daarom staat er een los vinkje bij het formulier. Dat vinkje staat nooit voor je aan, het is nooit verplicht, en je aanvraag wordt precies hetzelfde behandeld als je het leeg laat.

Zeg je ja, dan leggen we vast wat er op dat moment stond en wanneer je het aanvinkte. Dat doen we om te kunnen laten zien waarvoor je toestemming hebt gegeven, en niet alleen dát je iets hebt aangekruist.

Je kunt die toestemming altijd intrekken, en dat moet net zo makkelijk zijn als het geven ervan. Eén bericht naar hallo@stenai.nl is genoeg — een reden hoef je niet te geven. Intrekken werkt vanaf dat moment en verandert niets aan wat we daarvóór al verstuurd hebben.

Gesprekken worden door een AI-assistent afgehandeld

Bellers horen aan het begin van het gesprek dat ze met een digitale assistent spreken en niet met een medewerker. Wie liever een mens spreekt, kan dat aangeven; het gesprek wordt dan doorgezet of er wordt een terugbelverzoek genoteerd. De AI neemt geen beslissingen met rechtsgevolgen — hij noteert, plant in en informeert.

Waar staan de gegevens?

Voor het voeren en verwerken van gesprekken werken we met de volgende partijen als verwerker:

Partij	Waarvoor
Vapi	Het voeren en verwerken van de telefoongesprekken én de chat op deze site
Telnyx	Telefonie-infrastructuur en het routeren van inkomende oproepen
Microsoft (Azure)	Spraakherkenning: het omzetten van spraak naar tekst tijdens het gesprek
Google (Gemini)	Tekstverwerking: het voeren van het gesprek en het maken van samenvattingen
ElevenLabs	Spraaksynthese: de stem van de assistent
Google (Calendar)	Het plaatsen van afspraken in jouw agenda
WhatsApp Business (Meta)	Het versturen van de samenvatting naar de monteur
Cloudflare	Hosting van deze website, beveiliging van het verkeer en het tellen van bezoeken en klikken zonder cookies
Google (Analytics en Tag Manager)	Statistieken over het gebruik van deze website — alleen met jouw toestemming

Met elk van deze partijen sluiten we een verwerkersovereenkomst. Waar gegevens de EU zouden kunnen verlaten, gebeurt dat op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Hoe lang bewaren we het?

Gegeven	Bewaartermijn
Gespreksopnames	30 dagen, daarna automatisch verwijderd
Samenvattingen en afspraakgegevens	Zolang je klant bent, daarna 12 maanden
Demo-aanvragen via deze website	12 maanden, of eerder op verzoek
Facturen en administratie	7 jaar (wettelijke bewaarplicht Belastingdienst)

Wat zijn je rechten?

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kun je bezwaar maken tegen de verwerking of ons vragen de verwerking te beperken. Stuur je verzoek naar hallo@stenai.nl; je hoort binnen vier weken van ons.

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Statistieken over het gebruik van deze site

Geef je daar toestemming voor, dan meten we met Google Analytics welke pagina's bezocht worden, via welke bron je binnenkwam en waar je afhaakt. De grondslag is jouw toestemming, en die kun je op de cookiepagina op elk moment weer intrekken.

Google verwerkt daarbij gegevens buiten de EU. We hebben de instellingen zo gezet dat er geen advertentiecookies worden geplaatst zolang je daar geen toestemming voor geeft. Weiger je, dan meet Google Analytics alleen geanonimiseerd en zonder cookies, en is een bezoek niet aan jou of aan een eerder bezoek te koppelen.

Los daarvan tellen we zonder cookies wat bezoekers op de site doen, ook als je weigert: via welke bron je binnenkwam, op welke knop je drukte, of je een opname afspeelde, een vraag openklapte of een formulier begon, hoe ver je scrolde, hoe lang de pagina in beeld was, hoe snel die laadde en wat je in het cookiebalkje koos. Je browser stuurt dan een leeg verzoek naar onze eigen website, met alleen de naam van die actie en de pagina. Zoals bij elk verzoek aan een website ziet Cloudflare daarbij je IP-adres en browsertype. Wij slaan die verzoeken niet zelf op en zien alleen de aantallen. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang: weten welke onderdelen van de site gebruikt worden.

Advertenties op Facebook en Instagram

Geef je toestemming, dan laden we de pixel van Meta. Die geeft aan Meta door welke pagina's je op deze site bekeek en of je daarna de demo belde, ons belde of mailde, of een formulier verstuurde. Zo zien we welke advertentie tot een bezoek of een aanvraag leidt. Heb je een account bij Facebook of Instagram, dan kan Meta dit aan dat account koppelen.

De grondslag is jouw toestemming. Intrekken kan op de cookiepagina of via Cookie-instellingen onderaan elke pagina. Weiger je, dan laden we de pixel niet.

Voor het verzamelen en doorgeven van die gegevens zijn wij en Meta Platforms Ireland samen verantwoordelijk. Wat Meta er daarna mee doet, valt onder Meta zelf en staat in het privacybeleid van Meta. Meta verwerkt gegevens ook in de Verenigde Staten; die doorgifte gebeurt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework, waaronder Meta Platforms Inc. is gecertificeerd.

Cookies

Deze website plaatst statistiekcookies en een advertentiecookie van Meta, allebei pas nadat je daar toestemming voor geeft. Welke cookies precies en hoe we bezoekersaantallen meten lees je in ons cookiebeleid.

Beveiliging

Verkeer naar deze website loopt volledig over een versleutelde verbinding. Toegang tot gespreksgegevens is beperkt tot de mensen die het nodig hebben om de dienst te leveren. Vermoed je een lek of een kwetsbaarheid? Mail ons — we reageren dezelfde dag.